Fordel henvendelser
mellem de rigtige
afdelinger
Tvixel kan organiseres efter de afdelinger og ansvarsområder, I allerede har i virksomheden. Opret for eksempel Support, Salg og Bogholderi, og vælg, hvilke medarbejdere der skal have adgang til hver afdeling.
Alle indgående kanaler • Adgang pr. bruger • Manuel eller automatisk fordeling
Afdelinger
Lad Tvixel afspejle jeres organisation
Hver sag i Tvixel tilhører en afdeling. Det gør det tydeligt, hvilket team der skal behandle henvendelsen, og samler afdelingens arbejde i sin egen indbakke.
En bruger kan være tilknyttet én eller flere afdelinger. Medarbejdere, der arbejder med både salg og kundeservice, kan derfor få adgang til begge områder, mens andre kun ser de afdelinger, der er relevante for dem.
Sådan finder henvendelsen den rigtige afdeling
Ved e-mail kan I videresende en adresse som support@virksomhed.dk til den Tvixel-adresse, der hører til Support. Når kunden skriver til adressen, bliver sagen derfor oprettet direkte i den pågældende afdeling.
Ved beskeder fra eksempelvis livechat og Messenger er der ikke nødvendigvis en modtageradresse, som afslører, hvor beskeden hører til. Her kan regler og AI vurdere indholdet og placere henvendelsen i den relevante afdeling.
En besked om en faktura kan eksempelvis placeres i Bogholderi, mens et spørgsmål om et produkt kan sendes til Salg eller Support.
Opret de afdelinger, I har brug for
Afdelingerne behøver ikke følge et bestemt system. I kan oprette dem efter virksomhedens organisation, medarbejdernes ansvarsområder eller de forskellige typer henvendelser, I modtager.
Det kan for eksempel være Support, Salg, Administration, Bogholderi eller en afdeling for en bestemt lokation eller produktgruppe.
Giv adgang til de relevante medarbejdere
Når en bruger oprettes eller redigeres, vælger I, hvilke afdelinger brugeren skal være tilknyttet. Den samme medarbejder kan have adgang til flere afdelinger.
På den måde kan medarbejderne koncentrere sig om de henvendelser, der vedrører deres arbejde, uden at alle nødvendigvis skal have adgang til alle virksomhedens sager.
En sag kan altid flyttes fra én afdeling til en anden, hvis den skal behandles af et andet team. Hele samtalen og sagens oplysninger følger med, så det er let for den nye afdeling at se historikken.
Prøv Tvixel gratis
Opret jeres afdelinger, tilknyt medarbejderne, og se, hvordan henvendelserne fordeles i det daglige.
Hver afdeling har sin egen indbakke
Alle afdelingens henvendelser samles ét sted. Medarbejdere med adgang kan se nye, igangværende og ventende sager inden for deres arbejdsområde.
Brugere kan arbejde på tværs
En medarbejder kan være tilknyttet flere afdelinger og skifte mellem deres henvendelser uden at skulle have flere brugerkonti.
Fordeling med adresser, regler og AI
E-mails kan fordeles efter modtageradressen. Beskeder fra blandt andet livechat og Messenger kan fordeles ud fra regler eller en vurdering af beskedens indhold.
Hvad er en afdeling i Tvixel?
En afdeling er et arbejdsområde med sin egen indbakke og sine egne henvendelser. Det kan eksempelvis være Support, Salg eller Bogholderi. Hver sag tilhører én afdeling.
Hvordan kommer en e-mail ind i den rigtige afdeling?
Hver afdeling kan have sin egen Tvixel-adresse. I videresender eksempelvis virksomhedens supportadresse til adressen for Support i Tvixel. Nye e-mails bliver derefter oprettet som sager i den pågældende afdeling.
Hvordan fordeles beskeder fra livechat og Messenger?
Disse beskeder har ikke altid en e-mailadresse, som fortæller, hvilken afdeling de tilhører. I kan derfor bruge regler og AI til at vurdere beskedens indhold og placere den i den relevante afdeling.
Kan en bruger have adgang til flere afdelinger?
Ja. En bruger kan tilknyttes én eller flere afdelinger. Det er nyttigt for medarbejdere, der arbejder på tværs af eksempelvis Salg og Support.
Skal alle medarbejdere kunne se alle afdelinger?
Nej. I bestemmer, hvilke afdelinger den enkelte bruger skal have adgang til. Dermed kan adgangen tilpasses medarbejderens rolle og arbejdsopgaver.
Kan en sag flyttes til en anden afdeling?
Ja. Hvis en sag er landet forkert eller skal overtages af et andet team, kan den flyttes til en anden afdeling. Samtalen og sagens øvrige oplysninger følger med.
Hvad sker der, hvis AI eller en regel vælger den forkerte afdeling?
En medarbejder kan efterfølgende flytte sagen manuelt. Den automatiske fordeling hjælper med den første sortering, men medarbejderne kan altid rette placeringen.
Kan vi bruge vores eksisterende e-mailadresser?
Ja. I kan fortsat lade kunderne skrive til de adresser, de allerede kender, og videresende beskederne til afdelingernes adresser i Tvixel.